LEMBAR PENGESAHAN
Menulis Surat Resmi dan Menyunting Kalimat dalam Surat Resmi
Carita, 12 Oktober 2015
Oleh : Kelompok-3
Anggota : 1. Jumaenah
2. Rian Firdaus
3. Andriana
4. Deni Nugraha
Mengetahui,
Guru Mata Pelajaran
Ai Muflihah, M.Pd
NIP. 197602272006042017
KATA PENGANTAR
Segala puji dan puncak kekaguman serta keagungan hanya semata tertuju
kepada Allah SWT. Dialah yang telah menganugerahkan Al-Qur’an sebagai hudan
li an-nas, rahmatan li al-amin. Dia-lah yang maha mengetahui makna dan
maksud kandungannya. Shalawat serta salam semoga tercurah kepada Muhammad SAW,
penyampai, pengamal serta penafsir pertama dan utama terhadap Al-Qur’an
Al-Karim.
Dengan pertolongan dan hidayah-Nya lah, kami dapat menyusun Makalah kami
yang berjudul “Menulis Surat Resmi dan Menyunting Kalimat dalam Surat Resmi”
ini. Guna untuk memenuhi tugas mata pelajaran Bahasa Indonesia. Penulisan
makalah ini telah diusahakan dengan semaksimal mungkin, namun karena
keterbatasan dan kemampuan yang kami miliki tentu makalah ini masih terdapat
banyak kekurangan. Kami mengharap kritik serta saran dari para pambaca maupun
pihak lain demi kesempurnaan pembuatan makalah ini di kemudian hari.
Semoga makalah ini dapat memberikan manfaat dan menambah pengetahuan kita,
serta usaha kita semua mendapat ridho-Nya.
Kami mengucapkan banyak terimakasih atas perhatian dan kerjasama dari
semua pihak yang telah mendukung guna mencapai penulisan makalah yang baik.
Carita, 11 Oktober 2015
Penyusun,
DAFTAR ISI
LEMBAR PENGESAHAN .......................................................................................... i
KATA PENGANTAR ................................................................................................... ii
DAFTAR ISI .................................................................................................................. iii
BAB I
PENDAHULUAN
A.
LATAR BELAKANG ........................................................................................ 1
B.
RUMUSAN MASALAH ................................................................................... 1
C.
TUJUAN PENULISAN .................................................................................... 1
D. MANFAAT
PENULISAN ................................................................................. 1
BAB II
PEMBAHASAN
A.
PENGERTIAN SURAT RESMI ..................................................................... 2
B.
FUNGSI SURAT RESMI ................................................................................ 2
C.
CIRI-CIRI SURAT RESMI .............................................................................. 3
D.
BAHASA SURAT YANG BAIK ...................................................................... 4
E.
MACAM-MACAM SURAT RESMI ................................................................ 5
F.
MENYUNTING KALIMAT DALAM SURAT RESMI .................................... 7
G.
CONTOH SURAT RESMI .............................................................................. 11
BAB III
PENUTUP
A.
SIMPULAN ....................................................................................................... 12
B. SARAN .............................................................................................................. 12
DAFTAR PUSTAKA .................................................................................................... 13
BAB I
PENDAHULUAN
A. LATAR BELAKANG
Surat adalah media komunikasi dalam bentuk tulisan yang dilakukan oleh
seseorang atau lembaga ke seseorang atau lembaga lainnya. Banyak kesalahan yang
sering kita temukan dalam halnya penulisan surat. Maka dari itu makalah ini
membahas tentang seluk beluk surat dan bagaimana cara menyunting kalimat dalam
surat resmi sehingga dapat memberikan informasi yang mendalam kepada pembaca.
Pengenalan terhadap jenis dan sifat surat merupakan hal yang penting
diketahui agar dapat mengambil suatu tindakan atau menyelesaikan sesuatu tugas
yang sesuai dengan isi atau maksud dari surat tersebut.
B.
RUMUSAN
MASALAH
1. Apa yang
dimaksud dengan surat resmi ?
2. Bagaimana
cara menyunting surat resmi ?
3. Apa saja
bagian-bagian dari surat resmi ?
4. Berikan
contoh dari surat resmi yang baik dan benar ?
C.
TUJUAN
PENULISAN
Sebagaimana yang kita ketahui bahwa masih banyak masyarakat yang belum
mengetahui bagaimana tata cara penulisan surat yang baik dan benar, untuk
itulah makalah ini dibuat dengan tujuan untuk mengetahui sistematika cara
penulisan surat yang baik dan benar serta kita dapat membedakan
format dan jenis-jenis surat yang kita temui.
D. MANFAAT PENULISAN
Penulisan makalah ini diharapkan bermanfaat bagi pembaca terutama para
siswa sebagai panduan dalam penentuan dan
penulisan surat resmi maupun tidak resmi.
BAB II
PEMBAHASAN
A. PENGERTIAN SURAT RESMI
Ditinjau dari sifat isinya, surat adalah jenis karangan (komposisi)
paparan. Di dalam paparan pengarang menjelaskan maksud dan tujuannya,
menjelasakan apa yang dipikirkannya dan dirasakannya.Ditinjau dari
pengertiannya Surat resmi adalah surat yang digunakan untuk kepentingan resmi,
baik perseorangan, instansi, maupun organisasi.Sebuah surat dinas dapat juga
disebut surat resmi karena dikeluarkan oleh instansi resmi pemerintah atau
bukan swasta. Namun, surat resmi belum tentu dapat disebut sebagai surat dinas.
B. FUNGSI SURAT RESMI
Ditinjau dari fungsinya, surat adalah suatu alat atau sarana
komunikasi tulis. Surat dipandang sebagai alat komunikasi tulis yang
paling efisien, efektif, ekonomis, dan praktis. Dibanding dengan alat
komunikasi lisan, surat mempunyai kelebihan-kelebihan. Apa yang dipublikasikan
kepada pihak lain secara tertulis, misalnya berupa pengunguman, pemberitahuan,
keterangan dan sebagainya, akan sampai pada alamat yang dituju sesuai dengan
sumber aslinya. Tidak demikian halnya jika disampaikan secara lisan. Dengan
cara tersebut, sering dialami perubahan-perubahan terutama tentang isinya,
mungkin ditambah atau dikurangi, meskipun mungkin tidak disadari.
Peranan surat lebih jelas lagi, terutama bagi surat resmi, misalnya surat
perjanjian, surat sewa menyewa rumah, surat jual beli, surat wasiat, dan
surat-surat lainya. Surat tersebut selain resmi sifatnya, juga mempunyai
kekuatan hukum yang dapat digunakan sebagai alat bukti tertulis, suatu bukti
yang sah, ‘hitam di atas putih’.
Surat-surat dalam arsip lama dapat dipakai sebagai bahan penelitian untuk
mengetahui bagaimana kegiatan atau keadaan pada masa yang lalu. Dalam hal ini,
surat berfungsi sebagai alat bukti historis. Surat-surat yang telah
diarsipkan itu dipakai sebagai alat pengingat.
Surat itu dapat juga mencerminkan corak, mentalitas, jiwa, dan nilai
pejabat/jawatan/kantor yang bersangkutan. Oleh sebab itu, dalam menyusun surat
hendaklah selalu berhati-hati dan berpikir secara cermat agar tidak menimbulkan
kesan yang tidak menyenangkan. Dalam hal ini surat sebagai data informasi.
Surat-surat resmi yang berisi ketentuan-ketentuan tentang cara-cara
melaksanakan peraturan-peraturan, misalnya surat keputusan atau intruksi, dapat
dipakai sebagai pedoman kerja oleh lembaga/pejabat yang bersangkutan.
Dari uraian diatas, kita ketahui bahwa surat-surat resmi berfungsi
sebagai:
1.
Alat komunikasi
2.
Alat bukti tertulis
3.
Alat nukti historis
4.
Alat pengingat
5.
Duta organisasi, dan
6.
Pedoman kerja
Surat yang dikiriman oleh pihak pertama kepada pihak kedua, ada kalanya
perlu dibahas, Kegiatan komunikasi bahas membahas yang dilakukan oleh pihak
pertama kepada pihak kedua dengan alat surat disebut surat-menyurat
(korespondensasi). Hubungan surat menyurat itu mungkin terjadi antara
orang-orang atau pejabat-pejabat dalam satu organisasi/kantor/perusahaan/
(koresponensasi intern), mungkin juga terjadi antara orang-orang atau
pejabat-pejabat suatu kantor dengan pihak luar (koresponden intern).
C. CIRI-CIRI SURAT RESMI
- Menggunakan kop atau kepala surat, apabila surat tersebut dikeluarkan oleh organisasi tertentu.
- Terdapat nomor surat, lampiran dan perihal.
- Menggunakan salam pembuka dan salam penutup yang lazim digunakan
- Menggunakan bahasa resmi yang sesuai dengan EYD atau aturan bahasa yang baik
- Menyertakan stempel atau cap dari lembaga resmi
D.
BAHASA SURAT
YANG BAIK
1.
Bahasa Baku
Bahasa baku adalah yang diakui benar menurut kaidah yang sudah dilazimkan.
Penggunaan bahsa baku dapat membawa wibawa seseorang dan dipandang sebagai
lambang status sosial yang tinggi. Itulah sebabnya surat resmi harus
menggunakan bahasa baku. Bahasa baku dapat dikenali dari ejaan, pemakaian kata,
bentuk kata, dan kalimat.
2.
Bahasa Efektif
Bahasa
efektif adalah bahasa yang secara tepat dapat mencapai sasarannya. Bahasa
efektif dapat dikenali dari pemakaian bahasa yang sedang serhana, wajar, sopan,
dan menarik.
a. Sederhana
Sederhana berarti bersahaja, lugas,
mudah, tidak berbelit-belit, baik pemakaian kata-katanya maupun kalimat-kalimatnya.
Untuk itu hendaklah memakai kata-kata yang biasa dan lazim.
b. Ringkas
Kalimat yang ringkas umumnya lebih
tegas dan mudah dipahami. Sedangkan kalimat yang panjang biasanya lemah dan
kabur serta tidak cepat dipahami maksudnya.
c. Jelas
Jelas berarti tidak samar-samar, tidak
meragukan, tidak mendua makna atau tidak menimbulkan salah paham.
d. Sopan
Sopan berarti hormat dengan tazim,
tertib menurut adab yang baik atau baik kelakuannya. Dalam surat-menyurat resmi
bahasa sopan itu dapat dicapai dengan beberapa cara sebagai berikut:
·
Menggunakan kata yang sopan dan halus
·
Menggunakan kata sapaan atau kata
ganti
·
Menggunaka kata-kata resmi, bukan
kata-kata sehari-hari
e. Menarik
Menarik berarti dapat membangkitkan
perhatian, tidak membosankan dan dapat mengesankan pada angan-angan pembaca.
Dalam surat-menyurat resmi untuk menarik perhatian dapat digunakan kalimat
bervariasi, paragraf induktif, dan gaya bahasa.
E.
MACAM-MACAM
SURAT RESMI
1. Surat Permohonan
Surat permohonan berisi permohonan atau permintaan sesuatu kepada pihak
lain. Misalnya permohonan kepada seseorang untuk menjadi pembicara dalam suatu
seminar, permohonan kepada pejabat untuk meresmikan suatu acara, Permohonan
untuk menyebarluaskan suatu informasi, Permohonan izin, Permohonan
mutasi/pindah tugas, dan permohonan peminjaman sesuatu.
Surat permohonan lazimnya dikirimkan kepada instansi yang secara
structural organisasi lebih tinggi. Sementara untuk instansi atau pejabat yang
lebih rendah, lebih tepat disebut sebagai surat permintaan atau penugasan Dalam
surat permohonan harus disebutkan pokok pokok sebagai berikut.
a.
Identitas pemohon.
b.
Isi permohonan.
c.
Tujuan dan alasan memohon.
d.
Batas waktu maksimal untuk menjawab
permohonan.
e.
Pernyataan kesungguhan dalam memohon.
2. Surat Pemberitahuan
Surat pemberitahuan berisi suatu pengumuman atau sosialisasi informasi
baru yang perlu diketahui oleh pihak lain yang terkait. Surat ini sifatnya
hanya mengabarkan suatu berita sehingga tidak perlu untuk ditanggapi dalam
bentuk surat. Secara umum, sistematika surat pemberitahuan adalah sebagai
berikut.
a.
Bagian pembuka, berisi masalah pokok
surat
b.
Bagian isi, berisi rincian, uraian,
keterangan, atau penjelasan dari masalah pokok yang akan diberitahukan.
c.
Bagian penutup, berisi harapan agar
pihak yang dituju memaklumi hal yang disampaikan.
3. Surat Keterangan
Surat keterangan berisi keterangan resmi tentang status/kondisi seseorang
atau barang yang dikeluarkan oleh pejabat yang berwenang. Misalnya, surat
berkelakuan baik, surat keterangan sehat terbebas dari narkoba, surat
keterangan tidak mampu, dan surat keterangan pengalaman kerja. Surat ini
biasanya dibuat oleh pimpinan atau pejabat tinggi dalam suatu institusi atas
permintaan seseorang vang berkepentingan dengan isi keterangannya. Dalam surat
keterangan ini, harus disebutkan:
a.
data pribadi dan jabatan pihak vang
membuat keterangan;
b.
data pribadi pihak vang diterangkan;
c.
isi keterangan;
d.
keterangan tanggal berlakunya surat;
dan
e.
pernyataan bahwa keterangan yang
dibuat adalah benar.
4. Memo dan Nota Dinas
Memo merupakan singkatan dari kata memorandum, yang berasal dari kata
memory yang berarti ingatan. Istilah nota berasal dari kata note yang berarti
catatan. Memo atau nota dinas adalah surat khusus yang dipakai antar pejabat di
lingkungan suatu lembaga. Pemakaian memo tersebut berbeda dengan memo pribadi.
Memo pribadi dipakai oleh perseorangan dan dapat dikirim kepada siapa saja
asal orang yang dituju sudah kenal baik dengan pengirim memo pribadi itu.
F.
MENYUNTING
KALIMAT DALAM SURAT RESMI
1.
Tujuan
a.
Mampu menentukan sistematika surat
dinas
b.
Mampu menulis surat dinas dengan
bahasa baku
c.
Mampu menyebutkan bagian-bagian surat
dinas dan penggunaan bahasanya
d.
Mampu menyunting surat dinas surat
dinas disebut juga surat resmi.
Dikatakan
surat dinas karena ditulis atas nama kedinasan. Sementara dikatakan surat resmi
karena jenis surat ini harus menggunakan aturan resmi baik dari segi
sistematika maupun dari segi bahasa. Surat dinas dikirim oleh suatu
instansi/lembaga/organisasi kepada instansi lain atau perorangan. Ciri-ciri surat
dinas adalah:
a.
Bersifat resmi kedinasan
b.
Menggunakan bahasa baku
c.
Sistematika sesuai dengan sistematika
yang berlaku
2.
Sistematika Surat
-------------------------
------------------------------
(1)
--------
----------------- (2)
------- (3)
--------
-------------
-------------
(4)
------------,
(5)
-------------------
------------------- ------------------- ------------ ------------- ----------------
--------------------- ----------------------- ---------------------- -----------------
(6) -------------- ---------------------------------- --------------
----------------- ----------------- ------------- ---------- ---------- --------
------------------------
(7)
--------------------------
(8)
--------------------
(9)
3. Bagian-bagian Surat Resmi
1)
Kepala surat (KOP)
2)
Tanggal pembuatan surat
3)
Nomor, lampiran, hal
4)
Alamat yang dituju
5)
Salam pembuka
6)
Isi surat
a)
Pembuka
b)
Isi surat
c)
Penutup surat
7)
Salam penutup
8)
Nama pengirim, tanda tangan, stempel
9)
tembusan
Sistematika
surat di atas adalah sistematika surat dinas. Pada surat pribadi, sistematika
hampir sama. Hanya pada beberapa bagian tidak ada. Bagian surat dinas yang
tidak ada surat pribadi adalah Kepala surat, nomor, lampiran, hal, dan tembusan.
4.
Cara
Penulisan Surat Resmi
1)
Kepala surat
·
Kepala surat paling tidak berisi nama
instansi atau kantor dan alamat instansi tersbut. Terkadang kepala surat boleh
dilengkapi dengan logo.
·
Nama instansi pada umumnya ditulis
dengan huruf kapital semua. Alamat instansi ditulis dengan cara
·
Ditulis lengkap tanpa disingkat.
·
Setiap awal bagian ditulis dengan
huruf kapital.
2)
Tanggal surat
·
Tanggal surat ditulis lengkap tanpa
tanda baca.
·
Tanggal dan tahun ditulis dengan angka
sedangkan bulan ditulis dengan huruf dengan awal kapital
3)
Nomor,
lampiran , hal
Nomor adalah
nomor urutan surat yang dibuat oleh suatu instansi dalm satu tahun kegiatan.
Nomor surat paling tidak berisi nomor urut dan tahun pembuatan surat. Lampiran
adalah lembaran selain surat yang dikirim bersama surat yang dibuat. Perihal
atau hal adalah insti isi surat yang dikirim.
Alamat yang
dituju Adalah orang yang akan dikirimi surat.
·
Tidak perlu mengunakan kata kepada
·
Apabila ada alamat, ditulis lengkap
4)
Salam Pembuka
Salam pembuka
adalah sapaan pertama sebelum kita mengungkapkan isi. Salam pembula pada surat
biasanya dengan hormat. Namun dapat pula menulis salam pembuka selain itu
seperti assalamu’alaikum, salam sejahtera, dan lainnya. Salam pembuka ditulis
dengan awal hhuruf kapital dan diakhiri dengan tanda koma.
5)
Isi surat
Isi surat baik
surat dinas maupun surat pribadi terdiri dari tiga yaitu pembuka surat, inti
surat, dan penutup surat. Pembuka surat pada surat dinas biasanya berupa dasar
penulisan surat.
Sebgai contoh
·
Berdasarkan surat keputusan
……….tanggal……………..tentang……………..
·
Dalam rangka …………… Menindaklanjuti
edaran ………………..tentang ……
·
Menanggapi surat Saudara tanggal
……………….. tentang ……… ………….
Pada surat
pribadi, pembuka surat biasanya berisi tentang pemberitahuan kabar pengirim
surat. Isi inti surat Pada surat dinas, isi surat biasanya langsung bersambung
dengan pembuka surat. Pada surat pribadi, isi pada umumnya berdiri sendiri pada
paragraf tersendiri. Penutup surat pada umumnya berisi ucapan terima kasih.
Yang perlu diperhatikan dalam penulisan penutup surat adalah hindarkan
kata-kata yang mubazir seperti banyak-banyak terima kasih, terima kasih yang
sedalam-dalamnya dan lainnya.
6)
Salam Penutup
Penulisan
sama dengan salam pembuka. Salam penutup disesuaikan dengan salam pembuka yang
dipakai. Berikut adalah contoh pasangan salam yang biasa dipakai Salam pembuka
: Sengan hormat, salam penutup: Hormat kami, atau Hormat saya, Assalamu
‘alaikum Wr.Wb Wassalamu ‘alaikum Wr.Wb.
7)
Nama Pengirim
·
Nama pengirim ditulis lengkap sesuai
dengan gelar yang ada.
·
Pada surat dinas nama pengirim
biasanya disertai dengan jabatan dan nomor pegawai (kalau ada).
·
Di samping itu pada surat dinas juga
harus dilengkapi dengan stempel.
·
Stempel terletak di sebelah kanan nama
dan harus menyentuh nama pengirim.
·
Stempel ditempatkan pada nama pengirim
yang memiliki jabatan ketua atau kepala.
·
Apabila ada dua atau lebih pengirim
surat yang berjabatan ketua atau kepala,masing-masing harus diberi stempel
sendiri . namun hal itu dilakukan apabila dua pengirim tersbut memiliki stempel
sendiri-sendiri.
·
Nama pengirim tidak diulis dalam tanda
kurung atau bergaris bawah.
a.
Tembusan
Tembusan Adalah
salinan surat yang sama yang berfungsi sebagai pemberitahuan kepada instansi
lain yang merupakan instansi atasan atau rekanan dari yang mengirim surat.
·
Tembusan ditulis cukup menyebutkan
jabatan dari orang yang dikirimi tembusan seperti kepala Dinas P dan K
Kabupaten Tegal, Kepala Sekolah dan lainnya.
·
Arsip tidak perlu dituliskan sebagai
tembusan.
G.
CONTOH SURAT
RESMI
SEKOLAH DASAR NEGERI II CARITA
Jl. Raya Labuan - Carita KM. 9 Ds. Carita Kec. Carita Kab. Pandeglang
BANTEN 42264
No : 04 / SD -24 / 04 /
2012
Lampiran : 1 (satu)
Perihal :
Undangan
Yth
Orang tua siswa-sisiwi kelas VI
SDN II CARITA
Dengan hormat,
Untuk meningkatkan pengetahuan siswa dalam bidang pertanian dan pelajaran
IPA, kami bermaksud mengadakan kegiatan wisata ilmiah. Kegiatan tersebut
merupakan kunjungan ke laboratorium IPB. Adapun kegiatan tersebut akan
dilaksanakan pada:
Hari, tanggal
: Sabtu, 30 Maret 2012
Pukul : 08.00 s.d. 16.30
Tempat : Laboratorium Pertanian Bogor
Jalan Darmaga Raya, Bogor
Demikian undangan ini kami sampaikan. Atas perhatian bapak ibu, kami
ucapkan
terima kasih.
Carita, 24 Maret 2012
Kepala
Sekolah
SDN II Carita
Ttd
Umi Abi,
S.Pd.
BAB III
PENUTUP
A. SIMPULAN
·
Surat menyurat adalah salah satu
bentuk komunikasi dengan mempergunakan surat sebagai alat, oleh karena itu
surat menyurat merupakan salah satu alat komunikasi yang sangat penting dan
setiap waktu dilakukan dalam tugas sehari-hari dalam kantor.
·
Surat merupakan salah satu alat
komunikasi tertulis yang berasal dari satu pihak dan ditujukan dari pihak
lain untuk menyampaikan berita dengan demikian jelas bahwa surat sangat penting
artinya dalam membantu memperlancar tercapainya tujuan organisasi.
·
Perlu diusahakan agar dapat membuat
surat dengan baik, sebab penilaian negatif terhadap surat akan dapat
mempengaruhi pula penilaian negatif dalam organisasi.
B. SARAN
Berdasarkan simpulan di atas, maka
surat menyurat sangatlah penting dalam suatu organisasi karena surat-menyurat
merupakan salah satu bagian dari proses komunikasi dalam organisasi yang
berbentuk tulisan, proses surat menyurat ini lebih diutamakan untuk lingkungan
ekstern organisasi yang sangat berpengaruh dalam menciptakan link organisasi.
Dengan adanya surat menyurat yang baik dan rapi, maka dapat mendukung
tercapainya tujuan organisasi yaitu bisa bertahan (Survival) dan bisa tumbuh
berkembang (Growth).
DAFTAR PUSTAKA
Ritonga, Parlaungan, 2010. Bahasa Indonesia Praktis,
Medan : Bartong Jaya
http://gudangdocumen.blogspot.com/2016/09/menulis-surat-resmi-dan-menyunting.html
Bagus
BalasHapus